WFU

2016年6月25日 星期六

重新認識及學習「流程設計與跨部門溝通」重要性


「102流程設計與跨部門溝通」課後心得

2016.06.18

其實當初看到Joe and Bryan這一門課程介紹時,心中猶豫了一下下是否要報名。
看完課程內容介紹時:心想自己完全不適合啊!

但是,在自己的工作環境中不也就像一個小型的團隊嗎(不論是與研究團隊或行政工作夥伴相處)? 再加上自己真的想進一步對於「流程設計與跨部門溝通」這方面有更進一步的認識與了解到底實際公司企業中的流程設計到底是怎麼一回事?如何有效進行溝通? 尤其是將不同人員、部門意見統合、整理後,透過最有效的溝通方式找出最好意見與方法,來解決所遭遇的困難(總覺得自己對於這2部分觀念與實際應用還有很大的不足)。

另一個更大的誘因是:根據上過課學員的轉述「這一門課很好玩,可以藉由『玩很多好玩小火車遊戲 (嘟~嘟~)』學習到有趣、實用的內容」。 所以,就來參加囉!

~ 遊戲課 ~




一開始, Bryan首先介紹何謂「流程設計?」

光是聽完解釋,就讓自己腦細胞陣亡了不少! 
因這幾乎完全顛覆自己先前對於「流程設計」的認識。


所謂「流程設計」就是培養團隊中每位成員共同的習慣,進而優化這些共同習慣,最後變成團隊的流程。而「流程設計」是一種「試誤法」,藉由不斷的嘗試錯誤,找出過程問題,溝通改進後再進一步試驗、再找出問題、再改進,越改善流程就會越好。

而在上午火車遊戲(任務)中,讓自己真正體驗到在單一部門(團隊)成員間,單就進行一項任務執行的流程就有一大堆意見,每位成員都有自己的習慣,如何從中彙整、凝聚出共識就已是很混亂的一項工程,更不用說還要與其他部門間進行整合、合作。在實際執行過一遍後,發現到原來在實際面的執行上所遇到的問題超乎我們想像的多。而這2個部分之間其實連動的、是相互影響的。透過事後的檢討,2位老師進一步教導大家認識流程設計的六大技巧(…瓶頸…、…分工…、….),這同時也是跨部門溝通管理的關鍵Tips。

大家絞盡腦力的溝通、協調





大家再經過這六大技巧的應用,來改善夥伴間執行流程步驟,同時也進一步將不同部門間意見與執行流程重新檢討後整合改善出更好的執行過程。當然,夥伴們在第二次的任務執行就順利完成。而這時,2位老師則是再一次的與大家一起檢討、改進這一次任務執行中整體與各部們間問題所在、提出改善計畫、方法(持續改善),進而再次執行,直到整個流程執行達到完善,最終建立(制定)標準。

帥氣 Bryan 的帶領學員檢討

透過這一整天的學習,自己深刻且重新學習到「流程設計」與「跨部門溝通」的意涵與應用方式、技巧。




更重要的是:
自己也重新省思目前自己所執行工作任務的流程設計是否有出現今天課程中所要注意的錯誤事項? 

與其他團隊或部門間溝通合作方式、流程是否恰當? 

有哪些地方可以再改進、再優化流程改善? 


透過2位老師的教導與實際操作流程後所獲得的經驗,讓自己在接下來面對新的任務時,如何跨部門的進行有效的溝通及整合團隊成員間意見,透過「流程設計的六大技巧」來規劃出一個好的設計。


最後,就像Bryan在課程總結時所說的:

今天雖只是透過遊戲過程來了解「流程設計與跨部門溝通」的重要性與應用技巧。然而,更重要的是: 要將自己在(工作時)流程設計與管理中所面對的問題想像成今天遊戲再玩一次,從中找到瓶頸、問題所在,進一步分析、解決後(進行流程改善),再次執行、再次找到瓶頸、改善流程、持續改善,學習、加深複習、及應用,最終達到優化自己的「流程設計與跨部門溝通」能力。


這是一門絕對值得來學習的課程!

推薦給大家: 「流程設計與跨部門溝通」!